Як списувати витрати на бензин?

Наши партнеры ArtmMisto

Схема передачі процесів на аутсорсинг. Покрокова інструкція

Витрати на бензин при використанні корпоративного транспорту можна і потрібно вичитати з податків. Вони списуються в розмірі фактичних даних про витрати на паливо, але їх ще потрібно довести. Розповідаємо по-порядку, як це зробити компаніям із загальною і зі спрощеною системою оподаткування.

1. Відобразити методику списання ПММ в обліковій політиці

Для початку ваша облікова політика повинна, зрозуміло, містити відомості про облік витрат на ПММ.

Перше, що потрібно прописати в обліковій політиці - принцип обліку витрати палива. Тут два варіанти. Водії можуть самі купувати його на виділені компанією кошти і здавати авансовий звіт з чеками АЗС. Або ви укладаєте контракт з АЗС, водії оплачують бензин паливними картами, і ви щомісяця отримуєте звіт про витрати. В обох випадках ці витрати йдуть за рахунком 10 «Матеріали». Для зручності можна виділити для паливних витрат окремий субрахунок.

Друге, що слід прописати - метод списання витрат на ПММ. За правилами їх списують на витратні рахунки 20 «Основне виробництво», 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати на продаж». Рахунок вибирається виходячи їх вашій галузі і типу транспорту, який ці витрати справив.

Витрати на бензин списуються за фактичною собівартістю, середньої вартості або методом FIFO (обраний спосіб прописується в політиці). Те, як ви вирішили списувати витрати на бензин, може відрізнятися від того, як ви списуєте витрати на інші матеріали (п. 16 ПБУ 5/01).

2. Встановити порядок ведення подорожніх листів

Дані про фактичні витрати бензину беруться з первинних документів, в нашому випадку - з подорожніх листів. Форму подорожнього листа можна взяти готову (форма № 3, постанова Держкомстату від 28 листопада 1997 № 78) або розробити свою. Ви можете користуватися цим бланком, а можете розробити свій.

Важливо, щоб лист містив всю необхідну інформацію для подальшого обґрунтування витрат. Тобто відомості про маршрут (бажано з адресами), кілометраж, обсязі палива на початок і кінець поїздки, які водії зобов'язані вказувати. Якщо у вас не автотранспортна компанія, періодичність здачі водіями подорожніх листів можна встановлювати самостійно. Головне, щоб на момент здачі звітності, вони були у вас на руках.

3. Прописати витрати на паливо в обліковій політиці для цілей оподаткування

Тут починається найцікавіше. Витрати на ПММ можна відносити до матеріальних затрат (пп. 5, п. 1 ст. 254 НК РФ), так само як і відносити на інші витрати на утримання службового автопарку (пп. 11, п. 1, ст. 264 НК РФ). Обидві зазначені статті Податкового кодексу вказують на можливість списання витрат на бензин по факту. Однак Мінтранс вважає, що просто так списувати не можна, і витрати повинні бути обгрунтованими. На думку чиновників, обгрунтовані витрати на ПММ - це витрати в межах встановленої норми. Норму встановив Мінтранс, а крім того, можна встановити її самостійно.

Так що відзначаємо собі відобразити в податковій облікову політику відомості про те, за якою статтею витрат будуть враховуватися витрати на паливо і виходячи з яких норм ви збираєтеся контролювати і обґрунтовувати ці витрати. Тепер про норми.

4. Вибрати, які норми використовувати для обґрунтування витрат

Перший варіант - взяти норми Мінтрансу, затверджені розпорядженням №АМ-23-р від 14 березня 2008 року .

У початковому вигляді норми описують казкову ситуацію: в країні вічного літа по рівних дорогах без пробок, ремонту і ям на крейсерській швидкості їдуть машини з вимкненими кондиціонерами і грубками. До цих космічним нормам, правда, є поправочні коефіцієнти, які дозволяють враховувати сезон і специфіку населеного пункту.

Тут починається робота з коефіцієнтами. Згадаємо вибірково, оскільки вони є на всі випадки життя.

• У літню пору при наявності в машині кондиціонера або клімат-контролю норму можна збільшити на 7-10%.
• У зимовий час - на 5-20% в залежності від регіону. Перелік можна подивитися тут , Скажемо тільки, що для Москви і області - допустимо зростання на 10%, на півночі - в Архангельській, Мурманської, Тюменської і інших областях, а також в Забайкаллі - на 15-18%. Чемпіони - республіка Саха і Чукотка з коефіцієнтом 20%.
• Якщо ваша техніка працює там, де замість доріг напряму, коефіцієнт зростає до 20% при русі без вантажу і до 40% - з вантажем.
• Коли транспорт за службовим обов'язком зупиняється частіше ніж один раз на кілометр шляху - додавайте 10% до норми.
• Якщо мова йде про обкатці нових або, навпаки, експлуатації старих машин (старше 8 років з пробігом більше 150 тис. Км) - ще 10%.
• При русі в місті з населенням понад мільйон жителів - 20%, понад три мільйони - 25%.

Щоб все це переконливо розрахувати, бажано якомога ближче до дійсності, потрібно бути дуже уважним і вдумливим людиною.

Як розробити власні норми витрати ПММ?

Другий варіант, більш наближений до реальності, - обґрунтовувати витрати на підставі самостійно розроблених норм.

Норми беруться, звичайно, не зі стелі, а за результатами власних вимірів. Ще було б непогано переконати податкову, що при розробці норм за основу бралися норми Мінтрансу і коректувалися, що називається, за фактичною погодою. Найчастіше в авантюру з створенням власних норм вплутуються компанії з великим автопарком. Отже, що потрібно робити:

• Видати наказ від імені першої особи компанії про проведення замірів витрати палива для кожного службового автомобіля на обслуговуваних ними маршрутах, вказати в наказі склад комісії, яка відповідає за проведення замірів. Заміри, зрозуміло, потрібно робити в стандартне для поїздок час.
• Оформити результати вимірів актами, окремими для кожної одиниці транспорту. В актах потрібно відобразити склад комісії, відомості про марку, номер і пробігу машини, маршруті, кількість палива та кілометраж на початок і кінець поїздки і, відповідно, зробити висновок про витрату палива в літрах на 100 кілометрів при нормальних умовах експлуатації.
• На підставі актів затвердити норми витрат палива і ознайомити з ними водіїв під підпис.
• Скласти положення про контроль за витратою бензину із зазначенням норм і можливості їх коригування в разі непередбачених обставин. Тобто при великому перевитрату водій надає пояснювальну записку, на підставі якої вирішується, враховувати його для цілей оподаткування, утримати з шофера або списати за рахунок власних коштів.